現代のビジネスにおいて会議は欠かせないものですが、実は会議そのものの時間よりも、その前後に行われる事務作業に多くの時間が費やされています。日程の調整や事前の資料準備、会議中のメモ作成、そして終了後の議事録作成や情報の整理など、これらの作業を積み上げると年間で膨大な時間になります。本記事では、Googleが提供している無料のAIツールである「Gemini」や「NotebookLM」を活用することで、これらの負担を大幅に軽減し、本来集中すべき業務に時間を使うための具体的な方法について詳しく解説します。
日程調整と連絡業務の自動化
会議を開催する際に最初に行う日程調整は、参加者が増えるほど複雑になり、メールの往復だけで疲弊してしまうことも少なくありません。このような場面ではAIチャットツールのGeminiが非常に役立ちます。例えば、地域住民との清掃活動の日程を調整したい場合、AIに対して参加候補日を提示しながら丁寧な案内文を作成するよう依頼すると、状況に合わせた適切な文面を瞬時に作成してくれます。
また、参加者から返信が集まった後の集計作業もAIに任せることができます。それぞれの空き時間をAIに読み込ませることで、全員の都合がつく日を特定したり、欠席者への個別連絡案を作成させたりすることが可能です。これにより、今まで手作業で行っていた細かな確認作業から解放され、スムーズに会議の準備を進めることができるようになります。
専門的な視点を取り入れた事前準備
会議やプレゼンテーションの質を高めるためには、自分一人では気づきにくい視点からのフィードバックを得ることが重要です。Geminiのカスタム機能である「Gem」を活用すると、特定の役割を持ったアシスタントを作成し、資料のブラッシュアップを依頼できます。例えば、新しい社内研修の資料を作成した際、あえて「ITに詳しくない新入社員」という役割をAIに与え、その視点から分かりにくい箇所を指摘してもらうといった使い方が可能です。
このようにして事前に想定される質問や改善点を確認しておくことで、実際の会議の場で慌てることなく自信を持って回答できるようになります。一度特定の役割を設定してしまえば、次回からは資料をアップロードするだけで何度でもチェックを受けられるため、準備にかかる時間を短縮しながらアウトプットの質を継続的に高めていくことができます。
音声データからの議事録作成
会議中にメモを取ることに集中しすぎて、肝心の話の内容を十分に理解できなかったり、発言のタイミングを逃してしまったりした経験を持つ方は多いはずです。現在のAI技術を活用すれば、録音した音声データをアップロードするだけで、AIが自動的に議事録を作成してくれます。
この手法を用いると、会議の決定事項や保留になった課題、そして次に誰が何をすべきかといったアクションプランを明確に整理することが可能です。例えば、クライアントとのデザイン打ち合わせの音声を解析させ、配色の決定や次回の提出期限をまとめさせるといった活用が考えられます。手書きのメモを後から清書する手間がなくなるだけでなく、誰がどのような経緯でその発言をしたのかという議論の流れも正確に把握できるようになるため、情報の見落としがなくなります。
手書きメモやホワイトボードの視覚的なデジタル化
アイデア出しの会議やブレインストーミングでは、ホワイトボードや手書きのノートに自由に書き込むことが多いですが、それらを後から整理して共有資料にするのは重労働です。GoogleのNotebookLMを使えば、スマートフォンで撮影した写真をアップロードするだけで、乱雑な情報を整理されたデジタル資料に変換できます。
例えば、新しい店舗のレイアウト案をホワイトボードに描いた場合、その写真を読み込ませて「この内容を企画書にまとめてほしい」と指示を出すだけで、描かれた図や矢印の意味をAIが解釈し、論理的なテキストや図解として再構成してくれます。今まで30分以上かけて行っていた入力作業が数分で完了するため、会議が終わった直後にすぐ関係者へ質の高いまとめを共有することが可能になります。
複雑な議論を整理する構造化技術
大規模なプロジェクトの定例会議や、多くの意見が飛び交うワークショップなど、情報量が多すぎて全体像が見えにくくなることがあります。このような場合、NotebookLMの機能を活用して議論の内容を「マインドマップ」のような構造的な図解に整理するのが有効です。
やり方は非常に簡単で、作成した議事録や録音データをアップロードし、専用のボタンを押すだけです。AIが内容を分析し、中心となる議題から枝分かれするように関連する情報を視覚的に整理してくれます。例えば、大規模なイベント企画の会議であれば、会場設営、広報活動、予算管理といった主要な項目ごとに決定事項が整理されるため、一目で全体像が把握できます。これにより、数ヶ月前の会議で何が議論されたのかを思い出す際も、長い議事録を読み返す必要がなくなり、必要な情報へ瞬時にアクセスできるようになります。
