この記事では、Microsoftが提供するAIアシスタント「Copilot（コパイロット）」の基本的な特徴や、WordやExcel、PowerPointといった日常的に使うソフトでどのように業務を効率化できるのかを解説します。
コパイロットとはどのようなツールか
コパイロットは、対話型AIとして有名な「ChatGPT」を開発したOpenAI社とMicrosoft社が提携して生まれたツールです。実質的にはWindowsやMicrosoft製品の中で動作するChatGPTのようなものだと考えて差し支えありません。Windowsを利用していると、すでに画面上にアイコンが表示されていることも多く、特別な準備をせずとも身近に存在しているAIです。
なぜChatGPTではなくコパイロットを使う必要があるのかという点については、セキュリティ面でのメリットが挙げられます。特に企業においては、情報漏洩を防ぐために外部のAIツールの利用を制限している場合がありますが、コパイロットはMicrosoftの強固なセキュリティ環境の中で動作するため、ビジネスシーンでも安心して利用できるのが大きな特徴です。
文書作成を修正・洗練させるWordでの活用法
Wordにおけるコパイロットの最大の強みは、白紙の状態から文章を作り出すことよりも、すでにある文章を修正したり、ブラッシュアップしたりすることにあります。例えば、専門用語が多くて分かりにくい技術解説書を、新入社員でも理解できるような平易な言葉に書き換えてもらうといった使い方が効果的です。
具体的には、文章全体を選択して「もっと親しみやすい表現にしてほしい」と指示を出すことで、AIが内容を精査してくれます。また、表現が適切でない箇所や、読者が混乱しそうな言い回しを指摘してもらうことも可能です。契約書の文言をより詳細に詰めたり、レポートの論理的な矛盾をチェックしたりする際にも役立ちます。
数式やデータの理解を助けるExcelでの役割
Excelにおけるコパイロットは、主にデータの傾向を分析したり、複雑な数式の意味を解説したりする場面で力を発揮します。膨大な数値が並ぶ表に対して、どのような傾向があるのかを尋ねると、AIがそのデータを読み取って要約してくれます。これにより、データの背後にある意味を素早く把握することができます。
また、前任者から引き継いだ複雑な関数の意味が分からないときや、数式でエラーが出て原因が特定できないときにも便利です。数式のどこが間違っているのかを指摘させたり、より効率的な計算方法を提案させたりすることで、作業の停滞を防げます。ただし、複雑なデータの加工をすべて任せるといった使い方は現時点では限定的であるため、あくまで補助的な役割として活用するのが賢明です。
日々の連絡を迅速にするメールの自動生成
メールソフトのOutlookと連携することで、日々の連絡業務を大幅にスピードアップさせることができます。例えば、取引先への打ち合わせの御礼メールや、社内向けの報告メールの下書きを自動で作らせることが可能です。送られてきたメールの内容を踏まえた返信案を作成してくれるため、一から文章を考える手間が省けます。
定型的なやり取りが多いビジネスシーンにおいて、メールの冒頭の挨拶や締めの言葉を考える時間は意外と負担になります。コパイロットに「丁寧なトーンで承諾の返事を作って」と指示するだけで、適切なビジネスメールの形に整えてくれるため、私たちは内容の最終確認をするだけで済みます。これにより、本来集中すべき重要な業務に時間を割くことができるようになります。
プレゼンテーションの骨組みを作るPowerPointでの活用
PowerPointで資料を作成する際、コパイロットは構成案の作成やスライドの自動生成をサポートしてくれます。例えば「地域の清掃活動に関する提案資料を作って」と入力すると、導入から活動内容、期待される効果といった構成を自動で組み立て、それぞれのスライドにふさわしい文字情報を配置してくれます。
出力されたスライドのデザインを調整したり、テキストを視覚的に分かりやすい図解（スマートアート）に変換したりするのも、AIの提案を受けながら簡単に行えます。また、Microsoftのライブラリにある著作権的に安全な画像を利用してスライドを彩ることも可能です。最初から完璧な資料が出来上がるわけではありませんが、大まかな叩き台を数分で作成できるため、資料作成の最初の一歩を大きく踏み出す助けとなります。
セキュリティと著作権への配慮
ビジネスでAIを利用する際に懸念されるのが、生成された情報の安全性や著作権の問題です。コパイロットは、企業向けに提供されている環境であれば、入力したデータがAIの学習に勝手に利用されることがないように設計されています。これにより、社外秘の情報を含む業務であっても、外部に漏れる心配を最小限に抑えながらAIの恩恵を受けることができます。
また、資料作成に使用される画像などもMicrosoftによって保証されているものが多いため、後から著作権トラブルに発展するリスクが低い点も魅力です。このように、高い利便性と安全性を両立させている点が、個人利用のみならず多くの企業でコパイロットの導入が進んでいる大きな理由となっています。
